Le choix du lieu est une étape cruciale dans l’organisation d’un événement d’entreprise. Un lieu adapté peut contribuer au succès de votre événement et à la satisfaction de vos participants.

Voici quelques critères à prendre en compte pour choisir le lieu idéal :

1. La capacité d’accueil : Assurez-vous que le lieu dispose d’une capacité d’accueil suffisante pour accueillir tous vos participants.
   • Exemple concret : Si vous organisez une conférence pour 200 personnes, vous devez choisir un lieu qui dispose d’une salle de conférence d’au moins 200 places.
   • Conseils pratiques : Prévoyez une marge de sécurité pour éviter les mauvaises surprises. Si vous prévoyez des activités en petits groupes, assurez-vous que le lieu dispose de salles de sous-commission.
   • Pourquoi ça marche ? Un lieu adapté à la taille de votre événement permettra à vos participants d’être confortablement installés et de profiter pleinement de l’événement.
2. L’accessibilité : Choisissez un lieu facilement accessible en transports en commun, en voiture ou à pied.
   • Exemple concret : Un lieu situé à proximité d’une gare ou d’un aéroport sera plus facilement accessible pour les participants venant de l’extérieur.
   • Conseils pratiques : Consultez les plans d’accès et les horaires des transports en commun. Si le lieu dispose d’un parking, renseignez-vous sur le nombre de places disponibles.
   • Pourquoi ça marche ? Un lieu facile d’accès permettra à vos participants de se rendre à l’événement sans stress et sans perdre de temps.
3. Les équipements : Vérifiez que le lieu dispose des équipements nécessaires à votre événement (wifi, vidéoprojecteur, sonorisation…).
   • Exemple concret : Si vous organisez une présentation, vous aurez besoin d’un vidéoprojecteur, d’un écran et d’un système de sonorisation.
   • Conseils pratiques : Faites une liste précise de vos besoins en équipements et vérifiez que le lieu peut les fournir. N’hésitez pas à demander une démonstration des équipements avant de réserver le lieu.
   • Pourquoi ça marche ? Des équipements performants et adaptés à vos besoins contribueront au bon déroulement de votre événement et à la satisfaction de vos participants.
4. L’ambiance : Choisissez un lieu qui correspond à l’ambiance que vous souhaitez créer pour votre événement (moderne, classique, convivial…).
   • Exemple concret : Si vous organisez un séminaire de créativité, vous pouvez choisir un lieu atypique et inspirant, comme un loft ou un espace de coworking.
   • Conseils pratiques : Visitez le lieu et imprégnez-vous de son ambiance. Demandez des photos et des vidéos du lieu pour vous faire une idée plus précise.
   • Pourquoi ça marche ? L’ambiance du lieu contribue à l’atmosphère générale de votre événement et peut influencer l’humeur et la participation des participants.
5. Le budget : Comparez les tarifs des différents lieux et choisissez celui qui correspond à votre budget.
   • Exemple concret : N’hésitez pas à négocier les tarifs avec les différents lieux et à demander des devis détaillés.
   • Conseils pratiques : Prenez en compte tous les coûts liés à la location du lieu (location de la salle, frais de restauration, frais techniques…).
   • Pourquoi ça marche ? En choisissant un lieu adapté à votre budget, vous évitez les dépenses inutiles et vous pouvez consacrer votre budget à d’autres aspects importants de votre événement.

Tarmak vous accompagne dans la recherche et la sélection du lieu idéal pour votre prochain événement d’entreprise.